Paper or Computer?
A. Computer technology was supposed to replace paper. But that hasn’t happened. Every country in the Western world uses more paper today, on a per-capita basis, than it did ten years ago. The consumption of uncoated free-sheet paper, for instance —the most common kind of office paper—rose almost fifteen per cent in the United States between 1995 and 2000. This is generally taken as evidence of how hard it is to eradicate old, wasteful habits and of how stubbornly resistant we are to the efficiencies offered by computerization. A number of cognitive psychologists and ergonomics experts, however, don’t agree. Paper has persisted, they argue, for very good reasons: when it comes to performing certain kinds of cognitive tasks, paper has many advantages over computers. The dismay people feel at the sight of a messy desk — or the spectacle of air-traffic controllers tracking flights through notes scribbled on paper strips — arises from a fundamental confusion about the role that paper plays in our lives.
Công nghệ máy tính được cho là sẽ thay thế giấy tờ. Nhưng điều đó không xảy ra. Mỗi quốc gia ở thế giới phương Tây hiện nay sử dụng nhiều giấy hơn, tính theo đầu người, so với mười năm trước. Ví dụ, mức tiêu thụ giấy không tráng phủ – loại giấy văn phòng phổ biến nhất – đã tăng gần 15% tại Hoa Kỳ trong khoảng thời gian từ năm 1995 đến năm 2000. Điều này thường được coi là bằng chứng cho thấy việc loại bỏ những thói quen cũ, lãng phí là điều khó khăn như thế nào và chúng ta rất bền bỉ trong việc kháng cự những hiệu quả mà quá trình số hóa mang lại. Tuy nhiên, một số nhà tâm lý học nhận thức và chuyên gia về nhân trắc học lại không đồng ý. Họ lập luận rằng giấy vẫn tồn tại vì những lý do rất chính đáng: khi thực hiện một số loại nhiệm vụ nhận thức nhất định, giấy có nhiều ưu thế vượt trội so với máy tính. Sự thất vọng mà con người cảm nhận khi nhìn thấy một bàn làm việc bừa bộn – hay cảnh tượng của các kiểm soát viên không lưu theo dõi các chuyến bay qua những ghi chú được viết vội trên những dải giấy – bắt nguồn từ một sự nhầm lẫn căn bản về vai trò mà giấy đóng góp trong cuộc sống của chúng ta.
B. The case for paper is made most eloquently in “The Myth of the Paperless Office”, by two social scientists, Abigail Sellen and Richard Harper. They begin their book with an account of a study they conducted at the International Monetary Fund, in Washington, D.c. Economists at the I.M.F. spend most of their time writing reports on complicated economic questions, work that would seem to be perfectly suited to sitting in front of a computer. Nonetheless, the I.M.F. is awash in paper, and Sellen and Harper wanted to find out why. Their answer is that the business of writing reports – at least at the I.M.F. – is an intensely collaborative process, involving the professional judgments and contributions of many people. The economists bring drafts of reports to conference rooms, spread out the relevant pages, and negotiate changes with one other. They go back to their offices and jot down comments in the margin, taking advantage of the freedom offered by the informality of the handwritten note. Then they deliver the annotated draft to the author in person, taking him, page by page, through the suggested changes. At the end of the process, the author spreads out all the pages with comments on his desk and starts to enter them on the computer — moving the pages around as he works, organizing and reorganizing, saving and discarding.
Lợi ích của giấy được trình bày một cách trau chuốt nhất trong cuốn “Huyền thoại của Văn phòng không giấy” của hai nhà khoa học xã hội, Abigail Sellen và Richard Harper. Họ mở đầu cuốn sách bằng việc kể lại một nghiên cứu mà họ đã tiến hành tại Quỹ Tiền tệ Quốc tế (International Monetary Fund) ở Washington, D.C. Các nhà kinh tế tại I.M.F. dành phần lớn thời gian của họ để viết báo cáo về các vấn đề kinh tế phức tạp – công việc mà dường như rất phù hợp để thực hiện trước máy tính. Tuy nhiên, I.M.F. lại tràn ngập giấy tờ, và Sellen cùng Harper đã tìm cách khám phá lý do tại sao. Họ cho rằng, việc viết báo cáo – ít nhất là tại I.M.F. – là một quá trình hợp tác mạnh mẽ, liên quan đến những đánh giá chuyên môn và sự đóng góp của nhiều người. Các nhà kinh tế mang theo các bản thảo báo cáo đến phòng họp, trải rộng các trang tài liệu liên quan và thảo luận, đàm phán những thay đổi với nhau. Sau đó, họ quay lại văn phòng, ghi chú lại những ý kiến trên lề trang bằng những ghi chép tay tự do, và cuối cùng trực tiếp bàn giao bản thảo có chú thích cho tác giả, qua đó hướng dẫn ông từng trang với những thay đổi được đề xuất.
C. Without paper, this kind of collaborative and iterative work process would be much more difficult. According to Sellen and Harper, paper has a unique set of “affordances” — that is, qualities that permit specific kinds of uses. Paper is tangible: we can pick up a document, flip through it, read little bits here and there, and quickly get a sense of it. Paper is spatially flexible, meaning that we can spread it out and arrange it in the way that suits us best. And it’s tailorable: we can easily annotate it, and scribble on it as we read, without altering the original text. Digital documents, of course, have their own affordances. They can be easily searched, shared, stored, accessed remotely, and linked to other relevant material. But they lack the affordances that really matter to a group of people working together on a report. Sellen and Harper write:
Nếu không có giấy, quá trình làm việc hợp tác và lặp đi lặp lại như thế này sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Theo Sellen và Harper, giấy có một bộ “tính năng sử dụng” độc đáo – tức là những đặc tính cho phép nó được dùng cho các mục đích cụ thể. Giấy là vật chất, có thể cầm lên, lật qua từng trang, đọc lướt qua đây đó và nhanh chóng nắm bắt được nội dung của nó. Giấy cũng có tính linh hoạt về không gian, nghĩa là chúng ta có thể trải ra và sắp xếp theo cách phù hợp nhất với mình. Hơn nữa, giấy còn có khả năng được cá nhân hóa: chúng ta có thể dễ dàng chú thích và viết thêm ghi chú khi đọc mà không làm thay đổi nội dung gốc. Tất nhiên, các tài liệu số cũng có những tính năng sử dụng riêng, như dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ, lưu trữ, truy cập từ xa và liên kết với các tài liệu liên quan khác. Tuy nhiên, chúng lại thiếu những tính năng quan trọng đối với một nhóm người cùng làm việc trên một báo cáo. Sellen và Harper viết:
D. Paper enables a certain kind of thinking. Picture, for instance, the top of your desk. Chances are that you have a keyboard and a computer screen off to one side, and a clear space roughly eighteen inches square in front of your chair. What covers the rest of the desktop is probably piles—piles of papers, journals, magazines, binders, postcards, videotapes, and all the other artifacts of the knowledge economy. The piles look like a mess, but they aren’t. When a group at Apple Computer studied piling behavior several years ago, they found that even the most disorderly piles usually make perfect sense to the piler, and that office workers could hold forth in great detail about the precise history and meaning of their piles. The pile closest to the cleared, eighteen-inch-square working area, for example, generally represents the most urgent business, and within that pile the most important document of all is likely to be at the top. Piles are living, breathing archives. Over time, they get broken down and resorted, sometimes chronologically and sometimes thematically, and sometimes chronologically and thematically; clues about certain documents may be physically embedded in the file by, say, stacking a certain piece of paper at an angle or inserting dividers into the stack.
Giấy cho phép một loại tư duy nhất định. Hãy tưởng tượng, ví dụ, phần trên cùng của bàn làm việc của bạn. Có khả năng bạn có bàn phím và màn hình máy tính ở một bên, và một không gian trống khoảng 18 inch vuông ngay trước ghế ngồi của bạn. Phần còn lại của bàn làm việc có lẽ là những đống giấy – đống giấy tờ, tạp chí, sổ ghi chép, tập hồ sơ, bưu thiếp, băng video và tất cả các hiện vật khác của nền kinh tế tri thức. Những đống giấy này có vẻ như hỗn độn, nhưng thực ra chúng không phải vậy. Khi một nhóm nghiên cứu tại Apple Computer đã khảo sát hành vi xếp đống giấy vài năm trước, họ phát hiện rằng ngay cả những đống giấy lộn xộn nhất cũng thường có ý nghĩa rõ ràng đối với người xếp chúng, và các nhân viên văn phòng có thể trình bày chi tiết về lịch sử và ý nghĩa chính xác của chúng. Ví dụ, đống giấy gần khu vực làm việc trống 18 inch vuông thường đại diện cho công việc cấp bách nhất, và trong đống đó, tài liệu quan trọng nhất thường nằm ở trên cùng. Những đống giấy này là kho lưu trữ sống động; theo thời gian, chúng được phân loại và sắp xếp lại, đôi khi theo thứ tự thời gian, đôi khi theo chủ đề, hoặc kết hợp cả hai; các manh mối về một số tài liệu thậm chí có thể được tích hợp vào trong đống giấy bằng cách xếp một tờ giấy ở một góc nhất định hoặc chèn các tấm phân cách vào trong chồng giấy.
E. But why do we pile documents instead of filing them? Because piles represent the process of active, ongoing thinking. The psychologist Alison Kidd, whose research Sellen and Harper refer to extensively, argues that “knowledge workers” use the physical space of the desktop to hold “ideas which they cannot yet categorize or even decide how they might use.” The messy desk is not necessarily a sign of disorganization. It may be a sign of complexity: those who deal with many unresolved ideas simultaneously cannot sort and file the papers on their desks, because they haven’t yet sorted and filed the ideas in their head. Kidd writes that many of the people she talked to use the papers on their desks as contextual cues to “recover a complex set of threads without difficulty and delay” when they come in on a Monday morning, or after their work has been interrupted by a phone call. What we see when we look at the piles on our desks is, in a sense, the contents of our brains.
Nhưng tại sao chúng ta lại xếp đống tài liệu thay vì sắp xếp chúng vào hồ sơ? Bởi vì các đống giấy phản ánh quá trình tư duy chủ động và liên tục. Nhà tâm lý học Alison Kidd, người mà Sellen và Harper trích dẫn rất nhiều trong nghiên cứu của họ, lập luận rằng “những người làm công việc tri thức” sử dụng không gian vật chất của bàn làm việc để lưu giữ “những ý tưởng mà họ chưa thể phân loại hay thậm chí chưa biết cách sử dụng.” Một bàn làm việc bừa bộn không nhất thiết là dấu hiệu của sự lộn xộn; nó có thể biểu thị cho sự phức tạp: những người phải xử lý nhiều ý tưởng chưa được giải quyết cùng lúc không thể sắp xếp và lưu trữ các tờ giấy trên bàn của họ, bởi vì họ vẫn chưa sắp xếp và tổ chức những ý tưởng trong đầu. Kidd cho biết, nhiều người mà bà trò chuyện sử dụng các tờ giấy trên bàn làm việc như là những gợi ý ngữ cảnh để “khôi phục một chuỗi các ý tưởng phức tạp một cách dễ dàng và nhanh chóng” khi họ đến làm việc vào sáng thứ Hai, hoặc sau khi công việc của họ bị gián đoạn bởi một cuộc điện thoại. Những gì chúng ta nhìn thấy khi nhìn vào các đống giấy trên bàn làm việc, theo một nghĩa nào đó, chính là nội dung của bộ não chúng ta.
F. This idea that paper facilitates a highly specialized cognitive and social process is a far cry from the way we have historically thought about the stuff. Paper first began to proliferate in the workplace in the late nineteenth century as part of the move toward “systematic management.” To cope with the complexity of the industrial economy, managers were instituting company-wide policies and demanding monthly, weekly, or even daily updates from their subordinates. Thus was born the monthly sales report, and the office manual and the internal company newsletter. The typewriter took off in the eighteen-eighties, making it possible to create documents in a fraction of the time it had previously taken, and that was followed closely by the advent of carbon paper, which meant that a typist could create ten copies of that document simultaneously. Paper was important not to facilitate creative collaboration and thought but as an instrument of control.
Ý tưởng rằng giấy tạo điều kiện cho một quá trình nhận thức và xã hội rất chuyên biệt hoàn toàn khác xa so với cách mà chúng ta từng nghĩ về nó trong quá khứ. Giấy lần đầu tiên bắt đầu lan tràn trong môi trường làm việc vào cuối thế kỷ XIX như một phần của phong trào hướng tới “quản lý có hệ thống.” Để đối phó với sự phức tạp của nền kinh tế công nghiệp, các nhà quản lý đã ban hành các chính sách trên toàn công ty và yêu cầu cập nhật thông tin hàng tháng, hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày từ cấp dưới. Từ đó ra đời báo cáo bán hàng hàng tháng, sổ tay văn phòng và bản tin nội bộ của công ty. Máy đánh chữ bùng nổ vào những năm 1880, cho phép tạo ra các tài liệu chỉ trong một phần rất nhỏ thời gian so với trước đây, và sau đó là sự xuất hiện của giấy carbon, cho phép một người đánh máy có thể tạo ra 10 bản sao của tài liệu đó cùng một lúc. Giấy tờ quan trọng không phải vì nó tạo điều kiện cho sự hợp tác sáng tạo và tư duy, mà vì nó được sử dụng như một công cụ kiểm soát.