Communicating Styles and Conflict
A. As far back as Hippocrates’ time (460-370 B.C.), people have tried to understand others by characterizing them according to personality type or temperament. Hippocrates believed there were four different body fluids that influenced four basic types of temperament. His work was further developed 500 years later by Galen. These days there are any number of self-assessment tools that relate to the basic descriptions developed by Galen, although we no longer believe the source to be the types of body fluid that dominate our systems.
Ngay từ thời Hippocrates (460-370 TCN), con người đã cố gắng hiểu người khác bằng cách phân loại họ theo kiểu tính cách hoặc khí chất. Hippocrates tin rằng có bốn loại dịch cơ thể khác nhau ảnh hưởng đến bốn kiểu khí chất cơ bản. Nghiên cứu của ông được Galen phát triển sâu hơn sau đó 500 năm. Ngày nay, có vô số công cụ tự đánh giá liên quan đến mô tả cơ bản mà Galen đưa ra, mặc dù chúng ta không còn tin rằng nguồn gốc nằm ở các loại dịch cơ thể chi phối hệ thống của chúng ta nữa.
B. The values in self-assessments that help determine personality style, learning styles, communication styles, conflict-handling styles, or other aspects of individuals is that they help depersonalize conflict in interpersonal relationships. The depersonalization occurs when you realize that others aren’t trying to be difficult, but they need different or more information than you do. They’re not intending to be rude: they are so focused on the task they forget about greeting people. They would like to work faster but not at the risk of damaging the relationships needed to get the job done. They understand there is a job to do. But it can only be done right with the appropriate information, which takes time to collect. When used appropriately, understanding communication styles can help resolve conflict on teams. Very rarely are conflicts true personality issues. Usually they are issues of style, information needs, or focus.
Giá trị của các công cụ tự đánh giá giúp xác định kiểu tính cách, cách học, cách giao tiếp, cách xử lý xung đột hoặc khía cạnh khác của mỗi người ở chỗ chúng giúp “phi cá nhân hóa” xung đột trong quan hệ giữa các cá nhân. Việc phi cá nhân hóa xảy ra khi bạn nhận ra người khác không cố ý gây khó khăn, mà họ cần thông tin khác hoặc nhiều hơn bạn. Họ không cố ý khiếm nhã: họ chỉ tập trung vào công việc đến mức quên chào hỏi người xung quanh. Họ muốn làm nhanh hơn, nhưng không muốn mạo hiểm các mối quan hệ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Họ hiểu công việc cần được làm xong, nhưng chỉ có thể thực hiện tốt với thông tin phù hợp, thứ phải mất thời gian để thu thập. Khi được sử dụng hợp lý, việc hiểu biết các phong cách giao tiếp có thể giúp giải quyết xung đột trong đội nhóm. Rất hiếm khi xung đột xuất phát từ vấn đề tính cách thực sự, thường chúng liên quan đến phong cách, nhu cầu thông tin hoặc trọng tâm công việc.
C. Hippocrates and later Galen determined there were four basic temperaments: sanguine, phlegmatic, melancholic and choleric. These descriptions were developed centuries ago and are still somewhat apt, although you could update the wording. In today’s world, they translate into the four fairly common communication styles described below:
Hippocrates và sau đó là Galen cho rằng có bốn khí chất cơ bản: sanguine (nhiệt tình), phlegmatic (điềm tĩnh), melancholic (u sầu) và choleric (nóng nảy). Những mô tả này đã được hình thành từ nhiều thế kỷ trước và đến nay vẫn còn phần nào hợp lý, mặc dù chúng ta có thể cập nhật cách diễn đạt. Trong thế giới hiện đại, chúng được chuyển thành bốn phong cách giao tiếp thường gặp được mô tả dưới đây.
D. The sanguine person would be the expressive or spirited style of communication. These people speak in pictures. They invest a lot of emotion and energy in their communication and often speak quickly, putting their whole body into it. They are easily sidetracked onto a story that may or may not illustrate the point they are trying to make. Because of their enthusiasm, they are great team motivators. They are concerned about people and relationships. Their high levels of energy can come on strong at times and their focus is usually on the bigger picture, which means they sometimes miss the details or the proper order of things. These people find conflict or differences of opinion invigorating and love to engage in a spirited discussion. They love change and are constantly looking for new and exciting adventures.
Người thuộc nhóm sanguine sẽ ứng với phong cách giao tiếp giàu biểu cảm, sôi nổi. Họ nói bằng hình ảnh, thể hiện nhiều cảm xúc và năng lượng, thường nói nhanh và có khi di chuyển cả cơ thể khi nói. Họ dễ dàng đi lạc đề bằng một câu chuyện không chắc liên quan trực tiếp đến chủ đề. Bởi sự nhiệt tình, họ truyền động lực tốt cho tập thể và quan tâm đến con người, mối quan hệ. Đôi khi, năng lượng cao của họ trở nên quá mạnh, và họ thường chỉ tập trung vào bức tranh tổng thể, bỏ qua chi tiết hoặc thứ tự cần thiết. Những người này coi xung đột hay bất đồng quan điểm là điều thú vị, họ thích thảo luận sôi nổi. Họ ưa thích sự thay đổi và luôn tìm kiếm trải nghiệm mới, hấp dẫn.
E. The phlegmatic person—cool and persevering—translates into the technical or systematic communication style. This style of communication is focused on facts and technical details. Phlegmatic people have an orderly, methodical way of approaching tasks, and their focus is very much on the task, not on the people, emotions, or concerns that the task may evoke. The focus is also more on the details necessary to accomplish a task. Sometimes the details overwhelm the big picture and focus needs to be brought back to the context of the task. People with this style think the facts should speak for themselves, and they are not as comfortable with conflict. They need time to adapt to change and need to understand both the logic of it and the steps involved.
Người phlegmatic—điềm đạm, kiên trì—tương ứng với phong cách giao tiếp kỹ thuật, có hệ thống. Phong cách này tập trung vào sự thật và chi tiết kỹ thuật. Người phlegmatic có cách tiếp cận công việc trật tự, có phương pháp, và tập trung mạnh vào nhiệm vụ, chứ không tập trung vào con người hay cảm xúc gắn với nhiệm vụ. Họ cũng chú ý đến những chi tiết cần thiết để hoàn thành công việc. Đôi khi, quá nhiều chi tiết khiến họ mất tập trung khỏi bức tranh tổng thể, nên cần nhắc lại bối cảnh công việc. Người phong cách này tin rằng các dữ kiện sẽ tự nói lên tất cả, và họ không thoải mái lắm với xung đột. Họ cần thời gian để thích nghi với thay đổi và cần hiểu logic cũng như các bước thực hiện.
F. The melancholic person who is soft hearted and oriented toward doing things for others translates into the considerate or sympathetic communication style. A person with this communication style is focused on people and relationships. They are good listeners and do things for other people—sometimes to the detriment of getting things done for themselves. They want to solicit everyone’s opinion and make sure everyone is comfortable with whatever is required to get the job done. At times this focus on others can distract from the task at hand. Because they are so concerned with the needs of others and smoothing over issues, they do not like conflict. They believe that change threatens the status quo and tends to make people feel uneasy, so people with this communication style, like phlegmatic people, need time to consider the changes in order to adapt to them.
Người melancholic—nhạy cảm, hướng đến việc giúp đỡ người khác—tương ứng với phong cách giao tiếp chu đáo, đồng cảm. Họ tập trung vào con người, các mối quan hệ. Họ là người lắng nghe tốt, làm mọi thứ vì người khác, đôi khi quên việc của bản thân. Họ muốn lấy ý kiến mọi người và đảm bảo ai cũng thoải mái với yêu cầu công việc. Đôi lúc, sự chú ý đến người khác làm họ chểnh mảng nhiệm vụ chính. Vì quá lo lắng về nhu cầu của người khác và tránh va chạm, họ không thích xung đột. Họ cho rằng thay đổi có thể phá vỡ trạng thái ổn định, dễ làm mọi người bất an, nên cũng như phlegmatic, họ cần thời gian để suy xét và thích nghi với thay đổi.
G. The choleric temperament translates into the bold or direct style of communication. People with this style are brief in their communication—the fewer words the better. They are big-picture thinkers and love to be involved in many things at once. They are focused on tasks and outcomes and often forget that the people involved in carrying out the tasks have needs. They don’t do detail work easily and as a result can often underestimate how much time it takes to achieve the task. Because they are so direct, they often seem forceful and can be very intimidating to others. They usually would welcome someone challenging them. But most other styles are afraid to do so. They also thrive on change, the more the better.
Tính cách choleric chuyển thành phong cách giao tiếp táo bạo, trực diện. Người này nói ngắn gọn, càng ít lời càng tốt. Họ suy nghĩ tầm vĩ mô và thích tham gia nhiều hoạt động một lúc. Họ tập trung vào nhiệm vụ và kết quả, thường quên mất nhu cầu của những người thực hiện. Họ không giỏi làm chi tiết nên hay đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành. Vì rất trực diện nên đôi khi họ tỏ ra áp đảo, khiến người khác e sợ. Họ thường vui khi được người khác thách thức, song hầu hết phong cách khác lại e ngại. Họ cũng thích thay đổi, càng nhiều càng tốt.
H. A well-functioning team should have all of these communication styles for true effectiveness. All teams need to focus on the task, and they need to take care of relationships in order to achieve those tasks. They need the big picture perspective or the context of their work, and they need the details to be identified and taken care of for success. We all have aspects of each style within us. Some of us can easily move from one style to another and adapt our style to the needs of the situation at hand—whether the focus is on tasks or relationships. For others, a dominant style is very evident, and it is more challenging to see the situation from the perspective of another style. The work environment can influence communication styles either by the type of work that is required or by the predominance of one style reflected in that environment. Some people use one style at work and another at home.
Một đội nhóm hoạt động hiệu quả nên có đầy đủ những phong cách giao tiếp này. Tất cả nhóm đều cần tập trung vào nhiệm vụ, đồng thời chú trọng các mối quan hệ để hoàn thành mục tiêu. Họ cần góc nhìn tổng thể (bối cảnh công việc), cũng như chú ý chi tiết để đạt kết quả. Thực ra, ai cũng có một phần các phong cách này trong mình. Một số người linh hoạt chuyển từ phong cách này sang phong cách khác theo tình huống—dù trọng tâm là nhiệm vụ hay con người. Với người khác, một phong cách trội lên rõ rệt, và khó nhìn nhận vấn đề theo phong cách khác. Môi trường làm việc có thể chi phối phong cách giao tiếp, dựa vào tính chất công việc hoặc vì phong cách nào đó chiếm ưu thế. Một số người dùng một phong cách ở nơi làm và phong cách khác ở nhà.
The good news about communication styles is that we have the ability to develop flexibility in our styles. The greater the flexibility we have, the more skilled we usually are at handling possible and actual conflicts. Usually it has to be relevant to us to do so, either because we think it is important or because there are incentives in our environment to encourage it. The key is that we have to want to become flexible with our communication style. As Henry Ford said, “Whether you think you can or you can’t, you’re right!”
Tin vui về các phong cách giao tiếp là chúng ta có thể phát triển tính linh hoạt trong phong cách của mình. Càng linh hoạt, ta càng giỏi xử lý xung đột (tiềm tàng hoặc thực tế). Thường ta cần thấy điều đó quan trọng hoặc có động lực từ môi trường. Quan trọng là ta muốn trở nên linh hoạt trong cách giao tiếp. Như Henry Ford nói, “Bạn nghĩ mình làm được hay không làm được, đều đúng cả!”